POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

 

 

1. Przedmiot Polityki

Niniejszy dokument, zwany Polityką ochrony danych osobowych (dalej: „Polityka”) ma za zadanie stanowić standard wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwach Współadministratorów: Marcina Brani PHUT Martin Marcin Brania oraz Krzysztofa Wylęgały PROFI (dalej: „Przedsiębiorcy”, „Współadministratorzy”).

Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony danych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchyleniu dyrektywy 94/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – Dz. Urz. UEL 119, s.1).

 

2. Zakres Polityki

Polityka zawiera:

a) opis zasad ochrony danych osobowych obowiązujących u Przedsiębiorców jako współadministratorów na podstawie art. 26 RODO,

b) odwołania do załączników uszczegóławiających.

 

3. Odpowiedzialność za wprowadzenie i prowadzenie RODO

Odpowiedzialnymi za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki są Przedsiębiorcy.

Za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiadają Przedsiębiorcy lub Inspektor Ochrony Danych (jeżeli zostanie powołany) lub komórka audytu wewnętrznego (jeżeli zostanie powołana).

Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są: Przedsiębiorcy oraz wszyscy pracownicy i współpracownicy Przedsiębiorców.

 

4. Skróty i definicje:

Polityka – niniejsza Polityka ochrony danych osobowych.

RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony danych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchyleniu dyrektywy 94/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – Dz. Urz. UEL 119, s.1).

Dane – dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Dane szczególnej kategorii – dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.

Dane karne – dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Dane dzieci – dane osób poniżej 16. roku życia.

Osoba – osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Podmiot przetwarzający – organizacja lub osoba, której Przedsiębiorcy powierzyli przetwarzanie danych osobowych.

Profilowanie – dowolna forma zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Eksport danych – przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

IOD lub Inspektor – Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

RCPD lub Rejestr – Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

Przedsiębiorcy / Współadministatorzy - Marcin Brania PHUT Martin Marcin Brania oraz Krzysztof Wylęgała PROFI.

 

5. Ochrona danych osobowych u Przedsiębiorcy – zasady ogólne

5.1. Filary ochrony danych osobowych

a) Legalność – Współadministratorzy dbają o ochronę prywatności i przetwarzają dane zgodnie z prawem.

b) Bezpieczeństwo – Współadministratorzy zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując stale działania w tym zakresie.

c) Prawa jednostki – Współadministratorzy umożliwiają osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizują.

d) Rozliczalność – Współadministratorzy dokumentują to, w jaki sposób spełniają obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.

 

5.2. Zasady ochrony danych

Przedsiębiorcy przetwarzają dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

a) w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm),

b) rzetelnie i uczciwie (rzetelność),

c) w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność),

d) w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja),

e) nie więcej niż potrzeba (adekwatność),

f) z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość),

g) nie dłużej niż potrzeba (czasowość),

h) zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

 

5.3. System ochrony danych

System ochrony danych osobowych u Przedsiębiorców składa się z następujących elementów:

5.3.1. Inwentaryzacja danych. Przedsiębiorcy dokonują identyfikacji zasobów danych osobowych w przedsiębiorstwie, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:

a) przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii i danych karnych,

b) przypadków przetwarzania danych osób, których Przedsiębiorcy nie identyfikują (dane niezidentyfikowane),

c) przypadków przetwarzania danych dzieci,

d) profilowania,

e) współadministrowania danymi.

 

5.3.2. Rejestr. Przedsiębiorcy opracowują, prowadzą i utrzymują Rejestr Czynności Danych Osobowych u Przedsiębiorcy (Rejestr, RCPD). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w przedsiębiorstwie.

 

5.3.3. Podstawy prawne. Przedsiębiorcy zapewniają, identyfikują, weryfikują podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:

a) utrzymują system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,

b) inwentaryzują i uszczegóławiają uzasadnienie przypadków, gdy Przedsiębiorcy przetwarzają dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Przedsiębiorców.

 

5.3.4. Obsługa praw jednostki. Przedsiębiorcy spełniają obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:

a) przekazują osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków (obowiązki informacyjne),

b) weryfikują i zapewniają możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających (możliwość wykonania żądań),

c) zapewniają odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagane RODO i dokumentowane (obsługa żądań),

d) stosują procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych (zawiadamianie o naruszeniach).

 

5.3.5. Minimalizacja. Przedsiębiorcy posiadają zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:

a) zasady zarządzania adekwatnością,

b) zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych,

c) zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności.

 

5.3.6. Bezpieczeństwo. Przedsiębiorcy zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:

a) przeprowadzania analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii,

b) przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie,

c) dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka,

d) posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji,

e) stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych – zarządza incydentami.

 

5.3.7. Przetwarzający. Przedsiębiorcy posiadają zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Przedsiębiorców, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.

 

5.3.8. Eksport danych. Przedsiębiorcy posiadają zasady weryfikacji, czy nie przekazują danych do państw trzecich (tj. poza kraje UE, Norwegię, Liechtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeżeli ma ono miejsce.

 

5.3.9. Privacy by design. Przedsiębiorcy zarządzają zmianami wpływającymi na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w przedsiębiorstwie uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, analizę ryzyka, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.

 

5.3.10. Przetwarzanie transgraniczne. Przedsiębiorcy posiadają zasady weryfikacji, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.

 

6. Inwentaryzacja

6.1. Dane szczególnych kategorii i dane karne

Współadministratorzy identyfikują przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane szczególnych kategorii lub dane karne oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania takich danych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii lub danych karnych Przedsiębiorcy postępują zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

 

6.2. Dane niezidentyfikowane

Przedsiębiorcy identyfikują przypadki, w których przetwarza się lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

 

6.3. Profilowanie

Współadministratorzy identyfikują sytuacje, w których dokonują profilowania przetwarzanych danych i utrzymują mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji Przedsiębiorcy postępują zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

 

6.4. Współadministrowanie

Przedsiębiorcy identyfikują przypadki współadministrowania danymi i postępują w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

Każdy ze Współadministratorów jest uprawniony i zobowiązany do przetwarzania danych osobowych klientów w pełnym zakresie objętym Polityką.

 

7. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych

7.1.

RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.

 

7.2.

Współadministratorzy prowadzą Rejestr, w którym inwentaryzują i monitorują sposób, w jaki wykorzystują dane osobowe.

 

7.3.

W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Przedsiębiorcy uznali za odrębną dla potrzeb Rejestru, Przedsiębiorcy odnotowują co najmniej: a) nazwę czynności, b) cel przetwarzania, c) opis kategorii osób, d) opis kategorii danych, e) podstawę prawną przetwarzania wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Przedsiębiorcy, jeżeli podstawą jest uzasadniony interes, g) sposób zbierania danych, h) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), i) informację o przekazaniu poza UE/EOG oraz j) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.

 

7.4.

Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do Polityki. Wzór Rejestru zawiera równie, oprócz elementów, o których mowa w pkt. 7.3, również inne, nieobowiązkowe elementy, które mogą być uzupełniane dla pełniejszej informacji dotyczącej konkretnej czynności przetwarzania danych.

 

8. Podstawy przetwarzania

8.1.

Przedsiębiorcy dokumentują w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.

 

8.2.

Wskazując w dokumentach ogólną podstawą prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne / władza publiczna, uzasadniony cel Współadministratorów), Przedsiębiorcy dookreślają podstawę w precyzyjny i czytelny sposób, gdy jest to potrzebne (np. dla zgody – jej zakres, dla prawa – konkretny przepis i inne dokumenty, dla umowy – porozumienie, dla żywotnych interesów – wskazując kategorie zdarzeń, w których się materializują, dla uzasadnionego celu – wskazując konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń).

 

8.3.

Współadministratorzy wdrażają metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgodny na komunikację na odległość (e-mail, telefon, SMS itp.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).

 

8.4.

Kierownik jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa ma obowiązek znać podstawy prawne, na jakich komórka przez niego kierowana dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes Przedsiębiorstwa, kierownik jednostki ma obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes Przedsiębiorców.

 

9. Sposób Obsługi Praw Jednostki i Obowiązków Informacyjnych

9.1.

Współadministratorzy dbają o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane dotyczą.

 

9.2.

Przedsiębiorcy ułatwiają osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym zamieszczenie na stronie internetowej Przedsiębiorców informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w przedsiębiorstwie, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z Przedsiębiorcą w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych”.

 

9.3.

Przedsiębiorcy dbają o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.

 

9.4.

Przedsiębiorcy wprowadzają adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.

 

9.5.

W celu realizacji praw jednostki, Przedsiębiorcy zapewniają procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Przedsiębiorców, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany.

 

9.6.

Przedsiębiorcy dokumentują obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

 

10. OBOWIĄZKI INFORMACYJNE

10.1.

Współadministratorzy określają zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.

 

10.2.

Przedsiębiorcy informują osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.

 

10.3.

Przedsiębiorcy informują osobę o przetwarzaniu jej danych przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.

 

10.4.

Przedsiębiorcy informują osobę o przetwarzaniu jej danych przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpieśrednio od niej.

 

10.5.

Przedsiębiorcy określają sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niez6identyfikowanych tam, gdzie jest to możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).

 

10.6.

Przedsiębiorcy informują osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.

 

10.7.

Przedsiębiorcy informują osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

 

10.8.

Przedsiębiorcy informują odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).

 

10.9.

Przedsiębiorcy informują osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.

 

10.10.

Przedsiębiorcy, bez zbędnej zwłoki, zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

 

11. ŻĄDANIA OSÓB

11.1. Prawa osób trzecich

Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Przedsiębiorcy wprowadzają proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności, w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste), Przedsiębiorcy mogą się zwrócić do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.

 

11.2. Nieprzetwarzanie

Przedsiębiorcy informują osobę o tym, że nie przetwarza danych jej niedotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.

 

11.3. Odmowa

Przedsiębiorcy informują osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.

 

11.4. Dostęp do danych

Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Przedsiębiorcy informują osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych.

 

11.5. Kopie danych

Na żądanie, Przedsiębiorcy wydają osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Przedsiębiorcy wprowadzają i utrzymują cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest na podstawie oszacowanego jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii danych.

 

11.6. Sprostowanie danych

Przedsiębiorcy dokonują sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Przedsiębiorcy mają prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Przedsiębiorcy informują osobę o odbiorcach danych na żądanie tej osoby.

 

11.7. Uzupełnienie danych

Przedsiębiorcy uzupełniają i aktualizują dane na żądanie osoby. Przedsiębiorcy mają prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Przedsiębiorcy nie muszą przetwarzać danych, które są im zbędne). Przedsiębiorcy mogą polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Przedsiębiorców procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstaw, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.

 

11.8. Usunięcie danych

Na żądanie osoby, Współadministratorzy usuwają dane, gdy:

1) dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach,

2) zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej do przetwarzania,

3) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,

4) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,

5) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego.

Przedsiębiorcy określają sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17 ust. 3 RODO (szczególnie związanych z ustaleniem, dochodzeniem lub obrony roszczeń).

Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Przedsiębiorców, Przedsiębiorcy podejmują rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.

W przypadku usunięcia danych, Przedsiębiorcy informują osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

 

11.9. Ograniczenie przetwarzania

Przedsiębiorcy dokonują ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby gdy:

1) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,

2) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,

3) Przedsiębiorcy nie potrzebują już danych osobowych, ale są potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

4) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Przedsiębiorców zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

W trakcie ograniczenia przetwarzania, Przedsiębiorcy przechowują dane, natomiast nie przetwarzają ich (nie wykorzystują, nie przekazują), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej, prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, której przepisy przyznają zdolność prawną, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

Przedsiębiorcy informują osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Przedsiębiorcy informują osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

 

11.10. Przenoszenie danych

Na żądanie osoby, Przedsiębiorcy wydają w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazują innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Przedsiębiorców, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych Przedsiębiorców.

 

11.11. Sprzeciw szczególnej sytuacji.

Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Przedsiębiorców w oparciu o uzasadniony interes Przedsiębiorców lub o powierzone Przedsiębiorcom zadanie w interesie publicznym, Przedsiębiorcy uwzględnią sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Współadministratorów ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

 

11.12. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego

Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Przedsiębiorców na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Przedsiębiorcy uwzględniają sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.

 

11.13. Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu.

Jeżeli Przedsiębiorcy przetwarzają dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby i, w konsekwencji, podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Przedsiębiorcy zapewniają możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Przedsiębiorców, chyba że taka automatyczna decyzja 1) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Przedsiębiorcami lub 2) jest wprost dozwolona przepisami prawa lub 3) opiera się na wyraźnej zgodzie odwołującej osoby.

 

12. MINIMALIZACJA

Przedsiębiorcy dbają o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: a) adekwatności danych do celów (ilość danych i zakresu przetwarzania, b) dostępu do danych, c) czasu przechowywania danych.

 

12.1. Minimalizacja zakresu

Przedsiębiorcy zweryfikowali zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach RODO.

Przedsiębiorcy dokonują okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania, nie rzadziej niż raz na rok.

Przedsiębiorcy przeprowadzają weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).

 

12.2. Minimalizacja dostępu

Przedsiębiorcy stosują ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których przechowywane są dane osobowe).

Przedsiębiorcy stosują kontrolę dostępu fizycznego.

Przedsiębiorcy dokonują aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób oraz zmianach podmiotów przetwarzających.

Przedsiębiorcy dokonują okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje je nie rzadziej niż raz na rok.

 

12.3. Minimalizacja czasu

Przedsiębiorcy wdrażają mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w przedsiębiorstwie Przedsiębiorców, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.

Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu, są usuwane z systemów Współadministratorów, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Przedsiębiorców. procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.

 

13. BEZPIECZEŃSTWO

Współadministratorzy zapewniają stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Przedsiębiorców.

 

13.1. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa

Przedsiębiorcy przeprowadzają i dokumentują analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:

1) zapewniają odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwa informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych,

2) kategoryzują dane oraz czynności przetwarzające pod kątem ryzyka, które przedstawiają,

3) przeprowadzają analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Przedsiębiorcy analizują możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia,

4) ustalają możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i oceniają koszt ich wdrażania. W tym Przedsiębiorcy ustalają przydatność i stosują takie środki i podejście jak a) pseudonimizacja, b) szyfrowanie danych osobowych, c) inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania, d) środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.

 

13.2. Oceny skutków dla ochrony danych

Przedsiębiorcy dokonują oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.

Przedsiębiorcy stosują metodykę oceny skutków przyjętych u Przedsiębiorców.

 

13.3. Środki bezpieczeństwa

Przedsiębiorcy stosują środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.

Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeńctwa w przedsiębiorstwach Współadministratorówi są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez Przedsiębiorców dla tych obszarów.

 

13.4. Zgłaszanie naruszeń

Przedsiębiorcy stosują procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

 

14. PRZETWARZAJĄCY

Współadministratorzy posiadają zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Przedsiębiorców opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Przedsiębiorcach.

Przedsiębiorcy przyjęli minimalne wymagania co do umowy powierzania przetwarzania danych osobowych stanowiące Załącznik nr 2 do Polityki.

Przedsiębiorcy rozliczają przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z zasad powierzenia danych osobowych.

 

15. EKSPORT DANYCH

Współadministratorzy rejestrują w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza EOG (państwa UE, Norwegia, Liechtenstein, Islandia).

Aby uniknąć nieautoryzowanego eksportu danych, w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych, Przedsiębiorcy okresowo weryfikują zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.

 

16. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI

Przedsiębiorcy zarządzają zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.

W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Przedsiębiorców odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych o początku projektu lub inwestycji.